Daten-Readiness-Check – TRAIL1 – KI-Beratung für den Mittelstand

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Kontext

Größe, Verantwortlichkeiten und Systemlandschaft

A1 Wie groß ist Ihr Unternehmen?

a Bis 50 Mitarbeitende b 50–250 Mitarbeitende c 250–1.000 Mitarbeitende d Über 1.000 Mitarbeitende

A2 Wer kümmert sich heute um Daten und IT?

a Niemand dediziert — jeder für seinen Bereich b Eine Person nebenbei (z. B. „unser IT-Mensch“) c IT-Abteilung, aber ohne expliziten Datenfokus d Ein Datenteam bzw. dedizierte Datenverantwortliche

A3 Gibt es Geheimhaltungs- oder Kundenanforderungen, die die Cloud-Nutzung einschränken?

a Nein, Cloud ist grundsätzlich möglich b EU-Cloud/DSGVO-konformes Hosting ist Bedingung c Bestimmte Daten dürfen das Haus nicht verlassen (lokale Verarbeitung nötig) d Wissen wir nicht genau

A4 Aus wie vielen verschiedenen Systemen stammen Ihre Geschäftsdaten (ERP, CRM, Branchensoftware, Excel-Welten …)?

a Im Wesentlichen aus einem System b 2–3 Systeme c 4–6 Systeme d Mehr als 6 — den Überblick hat niemand vollständig

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Betriebsdaten

Reporting, Kennzahlen, Stammdaten und Produktionsdaten

B1 Wie entsteht Ihr Monats-/Managementreporting?

a Weitgehend automatisch aus unseren Systemen b Teils automatisch, teils manuell nachbearbeitet c Überwiegend Handarbeit in Excel d Jeden Monat aufs Neue mühsames Zusammenkopieren aus mehreren Quellen

B2 Kommen Abteilungen (Vertrieb, Buchhaltung, Produktion) in Meetings mit unterschiedlichen Zahlen zum selben Sachverhalt?

a Praktisch nie — es gibt eine verbindliche Zahlenbasis b Selten, und wenn, ist die Ursache schnell geklärt c Gelegentlich, es kostet regelmäßig Diskussionszeit d Regelmäßig — „Wessen Zahlen stimmen denn nun?“ ist Standardfrage

B3 Wie viele Stunden pro Monat fließen im Unternehmen schätzungsweise ins manuelle Übertragen und Zusammenkopieren von Daten?

a Unter 5 Stunden b 5–20 Stunden c 20–50 Stunden d Über 50 Stunden — oder: „Das will ich lieber gar nicht wissen“

B4 Finden sich Kunden, Artikel oder Lieferanten doppelt bzw. unterschiedlich geschrieben in Ihren Systemen?

a Nein, Stammdaten werden aktiv gepflegt b Vereinzelt, stört aber kaum c Ja, regelmäßig — Auswertungen pro Kunde/Artikel sind dadurch unsauber d Ständig — oder: Wissen wir nicht

B5 Erfassen Sie Produktions-, Maschinen- oder Qualitätsdaten — und werten Sie sie aus?

a Wir erfassen und werten systematisch aus / für uns nicht relevant b Wir erfassen und werten punktuell aus c Wir erfassen, werten aber kaum aus — die Daten liegen brach d Wir erfassen kaum, obwohl es unser Geschäft betrifft

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Wissen

Auffindbarkeit, Wissensträger, Freitexte und Dokumentation

C1 Wie lange sucht ein Mitarbeiter typischerweise nach einer konkreten Information (Vertragsklausel, Spezifikation, Anleitung, alter Vorgang)?

a Minuten — zentrale Ablage, gute Suche b Bis zu einer Stunde, je nach Thema c Oft länger — mehrere Ablagen, viel Durchklicken d Man fragt den Kollegen, der es weiß — Suche lohnt sich nicht

C2 Verlassen in den nächsten 3 Jahren zentrale Wissensträger das Unternehmen (Ruhestand, Wechsel)?

a Nein, nicht absehbar b Einzelne, aber gut ersetzbar c Ja, einzelne mit kritischem Wissen d Ja, mehrere — und ihr Wissen ist kaum dokumentiert

C3 Fallen bei Ihnen Freitexte an, die niemand systematisch auswertet — Serviceberichte, Reklamationstexte, Anfrage-E-Mails, Protokolle?

a Kaum relevante Freitexte b Ja, in kleinem Umfang c Ja, spürbare Mengen — Auswertung wäre wertvoll d Ja, in großen Mengen — dort steckt viel ungenutztes Wissen

C4 Wenn man Dokumentation findet: Wie aktuell und verlässlich ist sie?

a Aktuell und gepflegt b Überwiegend brauchbar, einzelne Lücken c Teils veraltet — man prüft lieber nach d Niemand vertraut ihr wirklich

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Startfähigkeit

Interne Kapazität und bisherige KI-Erfahrung

D1 Gibt es eine Person im Haus, die „gut mit Excel/Daten“ ist und Zeit bekommen könnte?

a Ja, sofort benennbar b Vermutlich, müssten wir klären c Nein — alle im Tagesgeschäft ausgelastet d Wir würden das komplett extern vergeben wollen

D2 Was wurde mit KI bereits versucht?

a Noch nichts b Einzelne privat (ChatGPT & Co.) c Lizenzen gekauft (z. B. Copilot), Effekt unklar d Erste produktive Nutzung mit Regeln

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Ziel

Was in 12 Monaten anders sein soll

E1 Was soll in 12 Monaten anders sein? (Wichtigstes auswählen)

a Auswertungen und Reporting laufen automatisch statt in Handarbeit b Wir treffen Entscheidungen auf Basis verlässlicher Kennzahlen und Prognosen c Unser internes Wissen ist per einfacher Frage durchsuchbar d Texte und Dokumente (Berichte, E-Mails, Reklamationen) werden automatisch verarbeitet e Wissen wir noch nicht genau

Was sollten Sie bei den Daten konkret bauen?